erweiterte Aufgabensteuerung

Das Wilken KIC bietet die Möglichkeit an, Aufgaben zu erzeugen und abzuarbeiten. Die Aufgaben können dabei aus vorangegangenen Kontakten erzeugt und an ein Aufgabenteam weitergereicht werden. Aufgaben können zudem aus einem Workflow-Vorgang entstehen. Hiermit kann ein zuvor unterbrochener Prozess von einem Arbeitsteam aufgenommen und der Prozess fortgeführt werden. Leider ist das Anlegen der Aufgaben und Vorgangsaufgaben sehr statisch und stößt im Wilken System bei komplexen Arbeitsprozessen oft an die Grenzen der Standard-Funktionsmöglichkeiten. Mit der „erweiterten Aufgabensteuerung“ ist von mir  ein wertvoller Workflow entwickelt worden, mit dem alle Aufgaben im Rahmen von Vorgängen abgearbeitet werden können. Die Mitarbeiter werden dabei durch Formulare und Fragen bei der Anlage und der Abarbeitung der Aufgaben unterstützt. Hiermit wird eine sehr hohe Datenqualität erzeugt. Aus einer Aufgabe lassen sich zudem beliebig viele Unter-Aufgaben erzeugen, die in Kontakten zueinander stehen. Die Aufgaben lassen sich abschließend über ein Reporting detailliert überwachen, so dass immer sichergestellt ist, dass die Aufgaben rechtzeitig bearbeitet sind.

Start über einen Kontakt

Die Aufgabensteuerung kann über einen vorgelagerten Kontaktassistenten oder aber direkt geöffnet werden. Dabei wird immer ein Kontakt als bindendes Element eingetragen. Im Kontakt können vorangegangen Kontakteinträge oder Dokumente stehen, die zur Aufgabe jederzeit direkt geöffnet werden können.

Das Aufgaben-Formular

Die Aufgabe wird über ein Formular eingetragen. Hiermit wird sichergestellt, dass nur die Aufgabentypen ausgewählt werden können, die für Ihr Team sinnvoll sind. Die Felder können zudem auf Pflichteingaben oder Inhalt geprüft werden. Die Aufgabe wird an ein Arbeitsteam oder einem Mitarbeiter aus dem Team gesendet. Zu jeder Aufgabe kann eine oder mehrere Unteraufgaben eingetragen werden. Die Unteraufgabe ist dabei mit der Hauptaufgabe über den geordneten Kontakt verknüpft. Somit kann immer aus einer Aufgabe die dazugehörigen Haupt- und weitere Unteraufgaben eingesehen werden. Zur Aufgabe kann das Planende-Datum und das Eskalationsdatum genau eingestellt werden.

Umwandlung in eine Vorgangsaufgabe

Die Besonderheit an der optimierten Aufgabensteuerung ist die Umwandlung der Aufgabe in eine Vorgangsaufgabe. Vorgangsaufgaben haben den Vorteil, dass diese einen Prozess fortführen, während normale Aufgaben lediglich einmalig abgearbeitet werden, ohne dass nachgelagerte Prozesse automatisch angestoßen werden. Die Vorgangsaufgabe wird nun an das Team weitergeleitet und über den Workflow so umgewandelt, dass alle hinterlegten Informationen wie das Planende-Datum, das Eskalations-Datum, das Team und der Mitarbeiter, der Kontakt, die Kontakt-info, der Kontakt-Langtext und die Kommentare mit übernommen werden.

Aufgabenbearbeitung aus Team-Postfach

Sobald eine Vorgangsaufgabe oder Unteraufgabe erstellt wurde, liegt diese im Team-Postfach oder direkt beim ausgewählten Mitarbeiter. Bei der Anzeige der Aufgabenliste wird der Unterschied zu einer normalen Vorgangsaufgabe, die weitergeleitet bereits deutlich. Die Vorgangsaufgabe ist über das Planende-Datum genau richtig einsortiert. Sobald eine Aufgabe angewählt ist, werden alle wichtigen Informationen bereits angezeigt. Somit muss die Aufgabe nicht erst übernommen und fortgeführt werden, um zu erkennen um was für eine Aufgabe es sich handelt und ob die Aufgabe direkt bearbeitet werden muss. Zur Aufgabe lässt sich zudem der Kontakt öffnen, in dem wichtige und zusätzliche Informationen stehen können.

Bearbeitung der Aufgabe

Mit der Aufgabenübernahme stehen dem Mitarbeiter alle Informationen vor, um die Aufgabe abzuarbeiten. Der Aufgabentext ist dabei immer einheitlich und übersichtlich. Der Prozess kann nun fortgeführt werden. Über ein Formular wird nun die Frage gestellt, ob die Aufgabe abgearbeitet wurde. Als Antworten stehen vier Möglichkeiten zur Verfügung.

• ja
• Nein, bitte die Aufgabe erneut anzeigen
• Nein, die Aufgabe muss weitergeleitet werden
• Nein, die Aufgabe kann storniert werden.

Bei „Ja“ wird erneut ein Formular geöffnet, in dem der Mitarbeiter in einem Textfeld einträgt, wie er die Aufgabe gelöst hat. Auch hier kann nun eine Unteraufgabe erzeugt werden. Alle Daten zur Weitergabe an ein Team und die Aufgabelösung werden in der Aufgabe automatisch historisiert eingetragen. Hierdurch wird die Qualität der Aufgabe sehr gesteigert. Der Mitarbeiter kann die Aufgabe auch weitergeben. Dann wird wieder über ein Formular das Team ausgewählt und ein Übergabetext muss eingetragen werden. Wenn der Mitarbeiter nun die Aufgabe aus dem Team öffnet, so sieht er alle vorangegangenen Einträge und kann mit der Übernahme der Aufgabe den Prozess fortführen. Am Ende der Aufgabenbearbeitung wird die Vorgangsaufgabe abschießend in eine einfache Aufgabe mit allen Inhalten wieder umgewandelt. Dadurch ist in der Kontakthistorie die Aufgabe schnell ersichtlich und kann jederzeit geöffnet werden.

Aufgaben-Controlling

Über eine Excel-Exportvorlage kann über einen ausgewählten Zeitraum die Aufgaben aus der optimierten Aufgabensteuerung ausgewertet werden. Es werden zu jeder Aufgabe der Kontakt und der Hauptkontakt abgebildet. Hiermit ist sichergestellt, dass die Aufgaben und Unteraufgaben immer über den Hauptkontakt zusammengehalten werden. Zu jeder Aufgabe werden genaue Daten abgebildet. Dazu gehören:

• Aufgabenstatus: in Bearbeitung, beendet
• Aufgabenteam
• liegt die Aufgabe bei einem Mitarbeiter: ja, nein
• Aufgabenbeginn
• Aufgabenende
• Dauer der Aufgabenbearbeitung
• Anzahl Weiterleitungen

Mit der Exportvorlage kann genau ermittelt werden, welche Aufgaben stocken und wieder angestoßen werden müssen. Damit geht keine Aufgabe verloren.